Andreas Lidhed är en av delägarna till den Jönköpingsbaserade byrån Lidhed Partner och Revision och han berättar om hur de arbetar för att svara upp mot lagkraven för penningtvätt.
För oss har framförallt två hörnstenar varit extra viktiga. Dels vårt fokus på att all vår personal genomgått utbildning kring våra processer på byrån och dels det systemstöd som vi använder för att utföra kontroller av kundkännedom som krävs enligt lagen.
Byrån Lidhed Boström har idag drygt 30 anställda i Jönköping o ch växer hela tiden organiskt, mestadels genom ett gott rykte och att nöjda kunder rekommenderar byrån. Andreas själv är en av sju revisorer som idag utför ett stort antal uppdrag årligen.
Vi får alltid bra hjälp, stöd och information från medlemsorganisationen FAR om nyheter och nya förhållningssätt som krävs för oss som medlemmar. När det gäller regelverket kring Penningtvätt så kände vi på byrån att vi behövde hitta ett bra systemstöd för att kunna bli mer effektiva och känna trygghet i att vi har bra kunskap om befintliga och nya kunder.
För att byråer ska uppfylla reglerna enligt Penningtvättslagen räcker det inte att “bara” utföra de kontroller som föreskrivs. Byrån behöver även via dokumentation, som en checklista, kunna visa upp vilka åtgärder och vilken värdering som gjorts av deras unika kundbas.
- Vi har alltid mycket att göra och behöver ständigt hitta nya smarta vägar för att spara värdefull tid och det tror jag inte är unikt för just vår byrå. Så vi började under våren 2022 titta på bättre systemstöd för att underlätta vårt arbete kring kundkännedom.
Penningtvättslagen i sig kräver inte att Sveriges redovisnings- och revisionsbyråer (och andra verksamheter som omfattas av lagen) ska använda sig av systemstöd för att “vara compliant”.
Portalen ger avlastning för mina kollegor
- För oss var det en självklarhet att titta på systemstöd för att avlasta våra kollegor och låta dem lägga mer tid på våra kunder. För hur ska vi utan systemstöd med säkerhet kunna säga att vi har full koll på att våra kunder inte finns med i, eller dyker upp, på diverse sanktionslistor? frågar sig Andreas Lidhed.
Valet av systemstöd föll på Verifieds AML-portal och arbetet med att anpassa den utifrån byråns uppsatta processer startade under sommaren 2022. Efter onboarding och tät dialog med representanter från Verified sammanfattar Andreas:
- Trots “ytterligare ett system” så upplever vår personal att vi sparar tid och känner stor trygghet i att vi har bra kundkännedom. Portalen i sig är intuitiv och enkel att ta till sig och den har blivit en del av vårt vardagliga arbete.
Nya användningsområden för tidsbesparing och nöjdare kunder
Men arbetet med att spara tid och effektivisera stoppar inte vid bra kundkännedom och dokumentation. Andreas berättar att han och kollegorna på Lidhed Boström hela tiden försöker hitta fler områden där Verifieds lösningar kan hjälpa till i vardagen:
- Idag har vi satt upp smarta mallar för hur vi hanterar arbetet med Uppdragsbrev och det årliga Uttalandet från företagsledningen. Det som tidigare krävde mycket manuellt arbete görs idag digitalt genom enkel e-signering. Vi fyller bara i några enstaka uppgifter från vår sida och på kundsidan behöver kunderna inte längre skriva ut PDFer, skriva under och skicka tillbaka till oss. Det innebär tidsbesparing på båda sidor, vilket vi vet innebär ökad kundnöjdhet!
