Norjalainen K.A. Rasmussen, jalometalleja valmistava ja ostava yritys, on useiden vuosien ajan käyttänyt Verifiedin palveluita erityyppisiin allekirjoitusprosesseihin. Yhteistyön alussa palveluita käytettiin pääasiassa henkilöstöasioihin, sopimuksiin ja asiakirjoihin, jotka vaativat tietoturvallista allekirjoitusta ja tunnistamista.
Noin vuosi sitten alettiin keskustella Verifiedin palveluiden käytöstä myös rahanpesusäännösten mukaisessa työssä:
''Olimme vahvasti mukana ja veimme projektia eteenpäin mukauttamalla KYC-lomakkeet ja muut järjestelmän prosessit sisäisiin työtapoihimme,''
kertoo Anita Jørandrud Sveen, K.A. Rasmussenin Henkilöstöpäällikkö.
Ennen Verifiedin ratkaisujen käyttöönottoa rahanpesun vastaisessa työssä K.A. Rasmussen käytti yrityksen itse laatimaa ratkaisua. Sen päivitykset ja muutokset vievät kuitenkin paljon aikaa, ja ohjelmistokehityksessä niitä jouduttiin priorisoimaan.
”Nyt pystymme tekemään suuren osan parannuksista suoraan käyttöliittymässä, mikä säästää portaalin määrityksistä vastaavien henkilöiden aikaa. Sen ansiosta parannukset ovat myös nopeasti organisaation ja asiakastyössä työskentelevien käytössä”,
sanoo Mette Pedersen, K.A. Rasmussenin Laatupäällikkö.
Aiemmin K.A. Rasmussenin piti tehdä PEP- ja pakotetarkastukset erillisen palvelun kautta ja sitten siirtää tiedot manuaalisesti palveluun, joka hoiti loput rahanpesun estämisen työnkulusta.
”Nyt pystymme käynnistämään perehdytyksen, luomaan allekirjoitettavia KYC-lomakkeita, tunnistamaan avainhenkilöt ja suorittamaan PEP- ja pakotetarkastukset yhdessä virtaviivaisessa työnkulussa. Lisäksi varmistamme, että tarkastusten tiheys mukautuu kullekin asiakas-/toimittajasuhteelle asettamamme asiakasriskitason mukaisesti”,
sanoo Anita Jørandrud Sveen.
K.A. Rasmussenin pääkonttori sijaitsee Norjassa ja yritys toimii myös Ruotsissa, Suomessa ja eri puolilla Eurooppaa sekä käyttää Verifiedin palveluja koko Pohjoismaiden alueella.
”Olemme säästäneet paljon aikaa kaikilla markkinoillamme. Prosessi, jossa kaikki tapahtuu ja dokumentoidaan yhdessä järjestelmässä, on arvokas, sillä se tarjoaa meille hyvän yleiskuvan ja ymmärryksen asiakassalkkumme mahdollisista riskeistä,’’
kertoo Mette Pedersen.
Sen lisäksi, että noin 15-20 työntekijää käyttää Verifiedin palveluita päivittäin, verkkosivuilla on myös käytössä julkinen perehdytysprosessi. Siellä asiakkaat, jotka haluavat myydä metallinsa K.A. Rasmussenille, voivat itse täyttää tietonsa ja aloittaa liikesuhteen.
‘’Meille lomake sivustolla tarkoittaa vähemmän hallintoa. Varmistamme, että keräämme oikeat tiedot uudesta toimittajasta ja teemme samalla tarvittavat tarkastukset, jotta voimme aloittaa yhteistyön heidän kanssaan. Kaikki kerätään ja dokumentoidaan rahanpesun estämistoimiin tarkoitetun AML-portaalin kautta,’’
päättää Anita Jørandrud Sveen.
