- For oss har særlig to hjørnesteiner vært ekstra viktige. For det første vårt fokus på at all vår personale har gjennomgått opplæring rundt våre prosesser på byrået, og for det andre det systemstøtten vi bruker for å utføre kontroller av kundekjennskap som loven krever.
Byrået Lidhed Boström har i dag over 30 ansatte i Jönköping og vokser kontinuerlig organisk, hovedsakelig gjennom et godt rykte og at fornøyde kunder anbefaler byrået. Andreas selv er en av sju revisorer som utfører et stort antall oppdrag årlig.
Systemstøtte for økt effektivitet
- Vi får alltid god hjelp, støtte og informasjon fra medlemsorganisasjonen FAR om nyheter og nye tilnærminger som kreves for oss som medlemmer. Når det gjelder regelverket rundt hvitvasking, følte vi på byrået at vi trengte å finne en god systemstøtte for å kunne bli mer effektive og føle trygghet i at vi har god kunnskap om eksisterende og nye kunder.
For at byråer skal oppfylle reglene i hvitvaskingsloven, er det ikke nok å bare utføre de kontrollene som er foreskrevet. Byrået må også gjennom dokumentasjon, som en sjekkliste, kunne vise hvilke tiltak og hvilken vurderinger som er gjort av deres unike kundebase.
- Vi har alltid mye å gjøre og må stadig finne nye smarte veier for å spare verdifull tid, og det tror jeg ikke er unikt for akkurat vårt byrå. Så vi begynte våren 2022 å se på bedre systemstøtte for å lette arbeidet vårt rundt kundekjennskap.
Hvitvaskingsloven krever ikke i seg selv at Sveriges regnskaps- og revisjonsbyråer (og andre virksomheter som omfattes av loven) må bruke systemstøtte for å være i samsvar.
Portalen gir avlastning for mine kolleger
- For oss var det en selvfølge å se på systemstøtte for å avlaste våre kolleger og la dem bruke mer tid på våre kunder. For hvordan skal vi uten systemstøtte med sikkerhet kunne si at vi har full kontroll på at våre kunder ikke er på, eller dukker opp, på diverse sanksjonslister? spør Andreas Lidhed.
Valget av systemstøtte falt på Verifieds AML-portal, og arbeidet med å tilpasse den i tråd med byråets prosesser startet sommeren 2022. Etter opplæring og tett dialog med representanter fra Verified oppsummerer Andreas:
- Til tross for "enda et system" opplever vår personale at vi sparer tid og føler stor trygghet i at vi har god kundekjennskap. Portalen i seg selv er intuitiv og enkel å ta til seg, og den har blitt en del av vårt daglige arbeid.
Nye bruksområder for tidsbesparing og mer fornøyde kunder
Men arbeidet med å spare tid og effektivisere stopper ikke ved god kundekjennskap og dokumentasjon. Andreas forteller at han og kollegene på Lidhed Boström hele tiden prøver å finne flere områder der Verifieds løsninger kan hjelpe i hverdagen:
- I dag har vi etablert smarte maler for hvordan vi håndterer arbeidet med oppdragsbrev og den årlige uttalelsen fra bedriftsledelsen. Det som tidligere krevde mye manuelt arbeid, gjøres i dag digitalt ved enkel e-signering. Vi fyller bare inn noen få opplysninger fra vår side, og på kundesiden trenger ikke kundene lenger å skrive ut PDF-er, signere og sende tilbake til oss. Dette betyr tidsbesparelse på begge sider, noe vi vet fører til økt kundetilfredshet!
